Instructaje semnate electronic: îi luăm proprietarului durerea de cap juridică

Normele de siguranță pentru bunurile de închiriat sunt de obicei explicate verbal — și rămâi singur cu asta dacă se întâmplă ceva. În RentOS există modulul "Instructaje": proprietarul scrie o instrucțiune o singură dată, iar apoi oricine o citește lasă o semnătură electronică reală — cu dată, oră și date pe care le poți produce dacă e nevoie.

Un link în loc de un formular pe hârtie

O instrucțiune are un link public și un cod QR — o poate deschide și citi oricine, fără acces în sistem și fără măcar un cont de angajat. Asta e intenționat: semnatarul e mereu tratat ca o persoană din afară, care își introduce datele manual, chiar dacă chiar lucrează la tine ca angajat. Jos pe pagină — acordul, câmpurile "Nume și prenume", telefon, data nașterii, și un câmp pentru semnătură direct cu degetul sau mouse-ul.

Sistemul înregistrează mai mult decât un simplu "sunt de acord"

Odată cu semnătura se înregistrează automat data și ora serverului, adresa IP, dispozitivul și browserul, exact cât timp a citit persoana textul și ce versiune a instrucțiunii avea în față în acel moment. Există și o setare separată "verificare de onestitate": dacă e activată, butonul de confirmare rămâne inactiv până pagina e derulată complet.

Ai schimbat textul — semnăturile vechi nu "alunecă"

Dacă o instrucțiune e editată, se creează o versiune nouă, iar fiecare semnătură deja colectată rămâne legată de versiunea textului valabilă la momentul semnării. În jurnal se vede imediat a cui semnătură e depășită, iar proprietarul poate solicita o nouă luare la cunoștință — noua semnătură se adaugă ca o înregistrare separată, fără să suprascrie peste cea veche.

Un document pe care chiar îl poți produce

Pentru orice înregistrare din jurnal poți descărca un PDF gata făcut: textul acordului, data, IP-ul, imaginea semnăturii — urmate de textul complet al versiunii exacte a instrucțiunii pe care a semnat-o persoana respectivă. Documentul e autosuficient: nu trebuie să dovedești separat că i s-a arătat exact această ediție a regulilor.

Proprietarul află imediat, nu ulterior

Fiecare semnătură nouă ajunge imediat la proprietar ca notificare — pe Telegram, pe email sau ca push, în funcție de ce e conectat. Nu trebuie să intri și să verifici manual jurnalul ca să afli dacă un angajat nou a luat sau nu la cunoștință regulile.