Istruzioni firmate elettronicamente: togliamo al proprietario il mal di testa legale

Le norme di sicurezza sui beni a noleggio di solito vengono spiegate a voce — e ci si ritrova soli se succede qualcosa. In RentOS c'è il modulo "Istruzioni": il proprietario scrive un'istruzione una volta sola, e da quel momento chiunque la legga lascia una vera firma elettronica — con data, ora e dati che si possono produrre se serve.

Un link al posto di un modulo di carta

Un'istruzione ha un link pubblico e un codice QR — può aprirla e leggerla chiunque, senza accesso al sistema e nemmeno un account da dipendente. Questo è voluto: chi firma viene sempre trattato come una persona esterna, che inserisce i propri dati a mano, anche se in realtà lavora davvero da te come dipendente. In fondo alla pagina — il consenso, i campi "Nome e cognome", telefono, data di nascita, e un campo per firmare con il dito o con il mouse.

Il sistema registra più di un semplice "sono d'accordo"

Insieme alla firma vengono registrati automaticamente data e ora del server, indirizzo IP, dispositivo e browser, per quanto tempo esattamente la persona ha letto il testo, e quale versione dell'istruzione aveva davanti in quel momento. C'è anche un'impostazione separata "verifica di onestà": se attivata, il pulsante di conferma resta disabilitato finché la pagina non viene scorsa fino in fondo.

Cambi il testo — le vecchie firme non "scivolano"

Se un'istruzione viene modificata, si crea una nuova versione, e ogni firma già raccolta resta legata alla versione del testo in vigore al momento della firma. Nel registro si vede subito la firma di chi è ormai superata, e il proprietario può richiedere una nuova presa visione — la nuova firma si aggiunge come voce separata, senza sovrascrivere quella vecchia.

Un documento che si può davvero produrre

Per ogni voce del registro si può scaricare un PDF già pronto: testo del consenso, data, IP, immagine della firma — seguiti dal testo completo proprio della versione dell'istruzione che la persona ha firmato. Il documento è autosufficiente: non serve dimostrare a parte che è stata mostrata proprio quella versione delle regole.

Il proprietario lo sa subito, non a posteriori

Ogni nuova firma arriva subito al proprietario come notifica — su Telegram, via email o come push, a seconda di cosa è collegato. Non serve entrare e controllare il registro a mano per sapere se un nuovo dipendente ha già preso visione delle regole oppure no.