Прокат дитячих електромобілів виглядає простим бізнесом: п'ять-десять машинок, співробітник зі стійкою, готівка в поясній сумці. Поки власник сам стоїть на точці, обліку вистачає зошитного: увечері перерахував гроші — і день закрито.
Усе змінюється того дня, коли власник іде раніше за закриття. З цього моменту виручка — це те число, яке назвав співробітник. Нижче розберемо, що в прокаті рахують насправді, чим це рахувати з лічильниками на машинках і без них, і за якими ознаками обирати програму.
Три величини, які не можна плутати
У прокаті рахують не одне число, а три, і різниця між ними — найцінніше, що є в обліку.
- Заїзди — скільки разів машинку вмикали за зміну.
- Час — скільки хвилин дитина каталася, якщо тариф погодинний.
- Гроші — скільки в підсумку опинилося в касі.
Зошит фіксує зазвичай тільки третє. Але поки не пораховані перші дві величини, перевірити третю нічим: розрахункова виручка — це заїзди, помножені на ціну тарифу, і саме з нею порівнюють касу. Розбіжність між розрахунком і фактом і є той сигнал, заради якого затівається облік.
Із лічильниками на машинках і без них
На частині машинок стоять лічильники — таймер-лічильник, замок із ключем або RFID-мітка. Такий лічильник рахує вмикання сам, тільки зростає і ніколи не скидається. Наприкінці зміни співробітник переписує поточне показання, програма віднімає попереднє й отримує число заїздів. Людині залишається списати цифру, а не пам'ятати весь день.
Якщо лічильників немає, працює другий спосіб: співробітник відмічає кожен заїзд у застосунку за фактом. Довше на пару секунд, зате видно, хто і о котрій запускав, а до кінця зміни виходить той самий розрахунок. Для погодинних форматів є третій спосіб — запуск і зупинка часу, коли сума рахується за фактичними хвилинами.
Важливо, щоб програма вміла всі три способи одразу: парк рідко буває однорідним. На одному майданчику одночасно живуть машинки з лічильниками, квадроцикли без них і батут, де рахують хвилини. У RentOS спосіб обліку обирається в зони, а не в усієї точки, — тому машинки, квадроцикли і батут рахуються кожен за своїми правилами, а зводяться в одну касу.
Де зошит ламається
Зошит і таблиця тримаються рівно до трьох подій.
- З'являється друга зміна. Два почерки, дві логіки запису, і вже незрозуміло, чий день не зійшовся.
- З'являється друга точка. Звести два зошити за один вечір неможливо — розбір переноситься на вихідні, а до вихідних деталі забуті.
- З'являються абонементи і товари. Гроші приходять не тільки за заїзди, і загальна сума в касі перестає битися з числом поїздок.
Докладний розбір цього переходу — у статті «Excel проти системи обліку», а про зведення кількох майданчиків — у матеріалі «Як звести виручку по кількох точках».
Чек-лист: що має вміти програма для прокату
- Рахувати за різними правилами в межах однієї точки — за лічильниками, за заїздами, за часом.
- Показувати різницю між розрахунковою виручкою і фактичною касою, а не одну з них.
- Закривати зміну однією дією, з фіксацією того, хто її закрив.
- Пам'ятати співробітника: хто працював, скільки прийняв, що здав.
- Вести інкасації і розмін, щоб залишок на точці був відомий будь-якої миті.
- Працювати на телефоні співробітника, а не вимагати комп'ютера за стійкою.
- Віддавати звіт, який читається за хвилину, а не вивантаження на розбір.
Скільки це коштує
На ринку два підходи. Перший — апаратний: у кожну машинку ставиться блок керування, він же рахує вмикання. Блок купується на кожну машинку окремо, а зверху йде щомісячна підписка за точку. Для парку з десяти машинок це помітне разове вкладення плюс абонентська плата, яка не залежить від того, скільки ви заробили.
Другий підхід — програмний: облік живе в застосунку, а показання знімаються з тих лічильників, які вже стоять на техніці, або заїзди відмічаються вручну. Тут немає вкладень у залізо, і ціна не залежить від числа машинок. У RentOS план Starter розрахований на одну точку, 10 зон, 25 активів і 20 співробітників, план Pro — на три точки і 100 активів. Ціни й актуальні ліміти — на сторінці цін.
Ці підходи не сперечаються один з одним: фізичні лічильники дають захист від «незаписаного» заїзду, програма дає касу, зміни, звіти і другу точку. Розумно дивитися на них як на різні шари, а не як на альтернативи.
Як влаштований облік у RentOS
Структура проста і повторює те, як влаштований парк: Точка — майданчик, де ви працюєте; Зона — група зі своїм режимом обліку; Актив — конкретна машинка або квадроцикл. Співробітник (у побуті — оператор прокату) входить за ПІН-кодом на пристрої, прив'язаному до точки, і бачить тільки свої зони.
Наприкінці зміни він відкриває «Здачу підсумків», вносить показання лічильників або підтверджує відмічені заїзди і вказує фактичну касу. Розбіжність рахується одразу і показується власнику — у застосунку і, якщо потрібно, окремим повідомленням у Telegram. Покроково це описано в документації: как создать зону и выбрать режим учёта и як додати тарифи й активи.
Як режим «Лічильники» працює зсередини, розібрано в статті «Прокат за лічильниками». А про те, як розбіжність допомагає помітити нестачу, — у матеріалі «Співробітник краде повз касу».
Часті запитання
Чи обов'язково ставити лічильники на машинки? Ні. З лічильниками надійніше — заїзд фізично неможливо не помітити, — але облік працює й без них: заїзди відмічаються в застосунку, а звірка каси влаштована однаково в обох випадках.
Що робити, якщо співробітник забув відмітити заїзд? Розбіжність вилізе ввечері: каса виявиться більшою за розрахунок. Власник побачить це того ж дня, а не через місяць за підсумками «приблизно нормально».
А якщо точок кілька? Кожна точка ведеться окремо, а власник бачить їх разом — спільною виручкою і поодинці. Пристрій прив'язується до точки, тому співробітник із чужого майданчика в чужу касу не потрапить.
Якщо хочете подивитися, як це виглядає в роботі, почніть зі сторінки можливостей — там зібрані всі режими обліку і те, що бачить власник.
Русский 
English 
Українська 
Italiano 
Română