Івент-агентство, яке влаштовує дитячі свята, квести й майстер-класи, живе від анонсу до анонсу. Оголосили Гелловін в Instagram, і за годину десяток повідомлень: «запишіть двох на суботу», «а на неділю ще є місця?». Зазвичай усе це осідає в зошиті чи таблиці, а в день свята біля входу починається звірка: хто записувався, хто заплатив, скільки дітей прийшло насправді. У RentOS для цього є заходи з бронюваннями.
Один захід, кілька дат
Свято в RentOS це захід: назва, дата й час, скільки місць і які тарифи. Тарифів може бути кілька, наприклад дитячий квиток і дорослий. Для дорослого можна позначити, що він не займає місця: тоді місткість рахується в дітях, саме так, як рахують аніматори. Якщо свято триває три вечори поспіль, захід дублюється, і залишається вибрати нову дату.
Запис замість зошита
Пише мама: «Запишіть Аню й Мишу на 30-те». Співробітник або власник відкриває захід і вносить ім'я, телефон і кількість місць, а постійного клієнта вибирає з бази однією кнопкою. Бронювання отримує номер, його можна назвати людині у відповіді. Лічильник місць показує, скільки залишилося, і вся команда бачить одну й ту саму картину, а не кожен свій зошит.
Місць десять, а проситься одинадцята дитина? Записати можна. Де свято на десятьох, там упораються й з одинадцятою, а лічильник чесно покаже «11 з 10», щоб перебір не залишився непоміченим.
Оплата, коли гості прийшли
Бронювання саме по собі грошей не стосується: поки його не оплатили, його немає ні у виручці, ні в касі. Коли сім'я приходить, співробітник знаходить бронювання за ім'ям або останніми цифрами телефону, виправляє кількість місць, якщо прийшли не всі, і приймає оплату: готівкою, карткою чи переказом, з балансу клієнта або частинами. У день свята квитки одразу позначаються як використані, вдруге нічого натискати не потрібно.
Прийшли без запису? Квиток на захід продається тут же, без бронювання. Місце займається одразу, і лічильник залишається чесним.
Список біля входу й підсумок у кабінеті
У картці заходу видно всіх: хто записався, хто оплатив і на яку суму, хто вже прийшов. Співробітник дивиться цей список на планшеті біля входу, власник у кабінеті, зокрема з телефона. Повідомлення із соцмереж часто розбирають увечері, і записати людину власник може сам, не чекаючи ранку.
Нагадування в Telegram
Багато неявок трапляються просто тому, що про свято забули. Якщо бронювання прив'язане до клієнта з бази і він підключив Telegram-бота, бот надішле підтвердження запису й нагадає про свято напередодні. Перенесли дату чи скасували? Клієнт дізнається про це з того ж бота, без окремої розсилки.
Якщо не набралося дітей
Буває, що на свято записалися троє, а потрібна група. Захід можна перенести на іншу дату, і бронювання переїдуть разом із ним. Можна й скасувати: перед підтвердженням застосунок покаже, скільки бронювань пропаде і скільки грошей повернути. Оплата з балансу повернеться клієнту сама, а готівка й перекази в касі вже будуть враховані як повернення.
Гроші свят у спільній касі
Заходи працюють усередині режиму обліку «Квитки», тому в агентства одна каса на все: свята, квести й майстер-класи. Увечері співробітник здає підсумки, система порівнює фактичну касу з розрахунковою виручкою, а власник бачить різницю, якщо вона є. Минулі заходи зникають із календаря наступного дня, а їхня виручка залишається у звітах із назвою й датою свята.
З чого почати
Створіть зону, наприклад «Свята», у режимі «Квитки», додайте в неї актив і створіть перший захід у розділі «Заходи». Покрокові інструкції є в документації: для власника і для співробітника. А як улаштований сам режим «Квитки», розповідається в статті про продаж квитків без прив'язки до часу.
Русский 
English 
Українська 
Italiano 
Română