Ивент-агентство, которое устраивает детские праздники, квесты и мастер-классы, живёт от анонса до анонса. Объявили Хэллоуин в Инстаграме, и через час десяток сообщений: «запишите двоих на субботу», «а на воскресенье ещё есть места?». Обычно всё это оседает в тетрадке или в таблице, а в день праздника на входе начинается сверка: кто записывался, кто заплатил, сколько детей пришло на самом деле. В RentOS для этого есть мероприятия с бронями.
Одно мероприятие, несколько дат
Праздник в RentOS это мероприятие: название, дата и время, сколько мест и какие тарифы. Тарифов может быть несколько, например детский билет и взрослый. У взрослого можно отметить, что он не занимает место: тогда вместимость считается в детях, ровно так, как рассчитывают аниматоры. Если праздник идёт три вечера подряд, мероприятие дублируется, и остаётся выбрать новую дату.
Запись вместо тетрадки
Пишет мама: «Запишите Аню и Мишу на 30-е». Сотрудник или владелец открывает мероприятие и вносит имя, телефон и сколько мест, а постоянного клиента выбирает из базы одной кнопкой. Бронь получает номер, его можно назвать человеку в ответном сообщении. Счётчик мест показывает, сколько осталось, и вся команда видит одну и ту же картину, а не каждый свою тетрадку.
Мест десять, а просится одиннадцатый ребёнок? Записать можно. Где праздник на десятерых, там справятся и с одиннадцатым, а счётчик честно покажет «11 из 10», чтобы перебор не остался незамеченным.
Оплата, когда гости пришли
Бронь сама по себе денег не касается: пока её не оплатили, её нет ни в выручке, ни в кассе. Когда семья приходит, сотрудник находит бронь по имени или последним цифрам телефона, поправляет число мест, если пришли не все, и принимает оплату: наличными, картой или переводом, с баланса клиента или частями. В день праздника билеты сразу отмечаются как использованные, второй раз нажимать ничего не нужно.
Пришли без записи? Билет на мероприятие продаётся тут же, без брони. Место занимается сразу, и счётчик остаётся честным.
Список у входа и итог в кабинете
В карточке мероприятия видно всех: кто записался, кто оплатил и на какую сумму, кто уже пришёл. Сотрудник смотрит этот список на планшете у входа, владелец в кабинете, в том числе с телефона. Сообщения из соцсетей часто разбирают вечером, и записать человека владелец может сам, не дожидаясь утра.
Напоминания в Telegram
Многие неявки случаются просто потому, что про праздник забыли. Если бронь привязана к клиенту из базы и он подключил Telegram-бота, бот пришлёт подтверждение записи и напомнит о празднике накануне. Перенесли дату или отменили? Клиент узнает об этом из того же бота, без отдельной рассылки.
Если не набралось детей
Бывает, что на праздник записались трое, а нужна группа. Мероприятие можно перенести на другую дату, и брони переедут вместе с ним. Можно и отменить: перед подтверждением приложение покажет, сколько броней пропадёт и сколько денег вернуть. Оплата с баланса вернётся клиенту сама, а наличные и переводы в кассе уже будут учтены как возврат.
Деньги праздников в общей кассе
Мероприятия работают внутри режима учёта «Билеты», поэтому у агентства одна касса на всё: праздники, квесты и мастер-классы. Вечером сотрудник сдаёт итоги, система сравнивает фактическую кассу с расчётной выручкой, а владелец видит разницу, если она есть. Прошедшие мероприятия уходят из календаря на следующий день, а их выручка остаётся в отчётах с названием и датой праздника.
С чего начать
Заведите зону, например «Праздники», в режиме «Билеты», добавьте в неё актив и создайте первое мероприятие в разделе «Мероприятия». Пошаговые инструкции есть в документации: для владельца и для сотрудника. А как устроен сам режим «Билеты», рассказано в статье про продажу билетов без привязки ко времени.
Русский 
English 
Українська 
Italiano 
Română