Gestione eventi per agenzie di eventi: prenotazioni, posti e pagamenti senza quaderno

Un'agenzia di eventi che organizza feste per bambini, quest e laboratori vive da un annuncio all'altro. Annunciate la festa di Halloween su Instagram e in un'ora arrivano una decina di messaggi: "segnate due bambini per sabato", "ci sono ancora posti per domenica?". Di solito tutto finisce in un quaderno o in un foglio di calcolo, e il giorno della festa all'ingresso parte la verifica: chi si era iscritto, chi ha pagato, quanti bambini sono venuti davvero. In RentOS per questo ci sono gli eventi con prenotazioni.

Un evento, più date

In RentOS una festa è un evento: titolo, data e ora, quanti posti e quali tariffe. Le tariffe possono essere più di una, per esempio il biglietto bambino e quello adulto. Per l'adulto si può indicare che non occupa un posto: così la capienza si conta in bambini, proprio come la calcolano gli animatori. Se la festa dura tre sere di fila, l'evento si duplica e resta da scegliere la nuova data.

Prenotazioni al posto del quaderno

Scrive una mamma: "Segnate Anya e Misha per il 30". Il dipendente o il titolare apre l'evento e inserisce nome, telefono e numero di posti, mentre un cliente abituale lo sceglie dall'archivio con un solo pulsante. La prenotazione riceve un numero che si può indicare nella risposta. Il contatore dei posti mostra quanti ne restano, e tutta la squadra vede lo stesso quadro invece di un quaderno a testa.

Dieci posti e chiede di venire un undicesimo bambino? Si può registrare. Dove c'è una festa per dieci, se la cavano anche con undici, e il contatore mostrerà onestamente "11 su 10" perché il sovrannumero non passi inosservato.

Il pagamento quando arrivano gli ospiti

Una prenotazione di per sé non riguarda il denaro: finché non è pagata, non compare né nell'incasso né in cassa. Quando la famiglia arriva, il dipendente trova la prenotazione per nome o per le ultime cifre del telefono, corregge il numero di posti se non sono venuti tutti e incassa: in contanti, con carta o bonifico, dal saldo del cliente o in più parti. Il giorno della festa i biglietti vengono subito segnati come usati, non serve toccare nulla una seconda volta.

Arrivati senza prenotazione? Il biglietto per l'evento si vende sul momento, senza prenotazione. Il posto viene occupato subito e il contatore resta corretto.

L'elenco all'ingresso e il riepilogo nell'area personale

La scheda dell'evento mostra tutti: chi si è iscritto, chi ha pagato e quanto, chi è già arrivato. Il dipendente guarda l'elenco sul tablet all'ingresso, il titolare nell'area personale, anche dal telefono. I messaggi dai social spesso si gestiscono la sera, e il titolare può registrare una persona da solo senza aspettare il mattino.

Promemoria su Telegram

Molte assenze capitano semplicemente perché ci si dimentica della festa. Se la prenotazione è collegata a un cliente del database e lui ha attivato il bot Telegram, il bot invia la conferma della prenotazione e ricorda la festa il giorno prima. Data spostata o evento annullato? Il cliente lo saprà dallo stesso bot, senza un invio a parte.

Se non si raggiungono abbastanza bambini

A volte alla festa si iscrivono in tre, ma serve un gruppo. L'evento si può spostare a un'altra data, e le prenotazioni si spostano con lui. Oppure si può annullare: prima della conferma l'app mostra quante prenotazioni andranno perse e quanto denaro restituire. I pagamenti dal saldo tornano al cliente da soli, mentre contanti e bonifici risultano già in cassa come rimborso.

Gli incassi delle feste nella cassa comune

Gli eventi funzionano dentro la modalità di contabilità "Biglietti", quindi l'agenzia ha un'unica cassa per tutto: feste, quest e laboratori. La sera il dipendente fa la chiusura di giornata, il sistema confronta la cassa reale con l'incasso previsto e il titolare vede la differenza, se c'è. Gli eventi passati spariscono dal calendario il giorno dopo, mentre il loro incasso resta nei report con nome e data della festa.

Da dove iniziare

Crea una zona, per esempio "Feste", in modalità "Biglietti", aggiungi un asset e crea il primo evento nella sezione "Eventi". Le guide passo passo sono nella documentazione: per il titolare e per il dipendente. E come funziona la modalità "Biglietti" è spiegato nell'articolo sulla vendita di biglietti senza vincoli di tempo.