Evidența evenimentelor pentru agenții de evenimente: înscrieri, locuri și plăți fără caiet

O agenție de evenimente care organizează petreceri pentru copii, questuri și ateliere trăiește de la un anunț la altul. Ați anunțat petrecerea de Halloween pe Instagram și într-o oră vin zeci de mesaje: "înscrieți doi copii pentru sâmbătă", "mai sunt locuri pentru duminică?". De obicei totul ajunge într-un caiet sau într-un tabel, iar în ziua petrecerii, la intrare, începe verificarea: cine s-a înscris, cine a plătit, câți copii au venit de fapt. În RentOS pentru asta există evenimente cu rezervări.

Un eveniment, mai multe date

În RentOS o petrecere este un eveniment: denumire, dată și oră, câte locuri și ce tarife. Pot fi mai multe tarife, de exemplu bilet pentru copil și pentru adult. La adult poți marca faptul că nu ocupă loc: atunci capacitatea se socotește în copii, exact cum calculează animatorii. Dacă petrecerea ține trei seri la rând, evenimentul se duplică și rămâne doar să alegi data nouă.

Înscrieri în loc de caiet

Scrie o mamă: "Înscrieți-i pe Anya și Misha pe 30". Angajatul sau proprietarul deschide evenimentul și introduce numele, telefonul și câte locuri, iar un client fidel îl alege din bază cu un singur buton. Rezervarea primește un număr, pe care îl poți spune în răspuns. Contorul de locuri arată câte au rămas, iar toată echipa vede același tablou, nu fiecare caietul lui.

Sunt zece locuri, iar al unsprezecelea copil vrea să vină? Îl poți înscrie. Unde e o petrecere pentru zece, se descurcă și cu unsprezece, iar contorul va arăta cinstit "11 din 10", ca depășirea să nu treacă neobservată.

Plata, când vin oaspeții

O rezervare în sine nu are legătură cu banii: până nu e plătită, nu apare nici în încasări, nici în casă. Când vine familia, angajatul găsește rezervarea după nume sau după ultimele cifre ale telefonului, corectează numărul de locuri dacă n-au venit toți și încasează plata: în numerar, cu cardul sau prin transfer, din soldul clientului sau în părți. În ziua petrecerii biletele sunt marcate imediat ca folosite, nu trebuie apăsat nimic a doua oară.

Au venit fără rezervare? Biletul la eveniment se vinde pe loc, fără rezervare. Locul e ocupat imediat, iar contorul rămâne corect.

Lista la intrare și rezumatul în cont

Cardul evenimentului arată pe toată lumea: cine s-a înscris, cine a plătit și cât, cine a venit deja. Angajatul vede lista pe tableta de la intrare, proprietarul în cont, inclusiv de pe telefon. Mesajele de pe rețelele sociale se citesc des seara, iar proprietarul poate înscrie singur o persoană, fără să aștepte dimineața.

Memento-uri pe Telegram

Multe absențe apar pur și simplu pentru că oamenii au uitat de petrecere. Dacă rezervarea e legată de un client din bază și el a conectat botul de Telegram, botul trimite confirmarea înscrierii și amintește de petrecere cu o zi înainte. Ați mutat data sau ați anulat? Clientul află din același bot, fără o trimitere separată.

Dacă nu s-au strâns destui copii

Se întâmplă ca la petrecere să se înscrie trei, iar ai nevoie de o grupă. Evenimentul poate fi mutat pe altă dată, iar rezervările se mută odată cu el. Poate fi și anulat: înainte de confirmare aplicația arată câte rezervări se pierd și câți bani trebuie returnați. Plata din sold se întoarce singură la client, iar numerarul și transferurile sunt deja înregistrate în casă ca returnare.

Banii petrecerilor în casa comună

Evenimentele funcționează în modul de evidență "Bilete", deci agenția are o singură casă pentru tot: petreceri, questuri și ateliere. Seara angajatul face închiderea zilei, sistemul compară casa reală cu încasarea calculată, iar proprietarul vede diferența, dacă există. Evenimentele trecute dispar din calendar a doua zi, iar încasările lor rămân în rapoarte cu numele și data petrecerii.

De unde să începi

Creează o zonă, de exemplu "Petreceri", în modul "Bilete", adaugă un activ și creează primul eveniment în secțiunea "Evenimente". Ghiduri pas cu pas găsești în documentație: pentru proprietar și pentru angajat. Iar cum funcționează modul "Bilete" afli din articolul despre vânzarea biletelor fără legătură cu timpul.