Програма для батутного центру: облік часу і каси

Батутний центр продає не входи, а час. Гість платить за годину стрибків, і вся економіка майданчика тримається на тому, наскільки точно ця година порахована. Помилка в десять хвилин на кожному гостеві — це десятки годин на місяць, які ніхто не оплатив.

Розберемо, що потрібно центру на старті, що продають «на виріст» і як влаштований облік часу, щоб каса сходилася без власника на майданчику.

Одиниця обліку — хвилина, а не квиток

У прокаті машинок рахують заїзди, у батутному центрі — хвилини. Різниця принципова: заїзд закінчується сам, а час потрібно комусь зупинити. Якщо цього не зробити, відвідувач стрибає зайві двадцять хвилин, а в касі залишається сума за годину.

Тому в програмі для батутного центру важливий не «квиток», а пара дій: старт і стоп. Час має рахувати сервер, а не пам'ять співробітника (в оголошеннях про найм його частіше називають оператором). Тоді на екрані завжди видно, скільки людей зараз усередині і в кого час добігає кінця.

Браслети, турнікети і що з цього потрібно на старті

Великі системи пропонують комплект: RFID-браслети, турнікети, касове обладнання, інтеграція з відеоспостереженням. Усе це працює, але коштує як окремий проєкт і окупається на потоці, де черга на вході фізично не вміщається в одну людину.

Центру на дві-три зони турнікет не потрібен. Потрібна відповідь на два питання: хто зараз усередині і коли в нього закінчується час. Браслет тут — просто спосіб не переплутати гостей; його роль спокійно виконує номер, записаний на старті. Обладнання має сенс докуповувати тоді, коли черга на вході стала реальною проблемою, а не заздалегідь.

Про економіку самого формату — скільки коштує відкрити і на чому втрачають — є окремий розбір: «Батутний центр як бізнес».

Два тарифи, які закривають майже всі випадки

За вхід. Гість платить фіксовану суму за пакет часу — годину, півтори, безліміт до закриття. Сума відома заздалегідь, оплата береться одразу, час іде для контролю.

За фактом. Час запускається одним дотиком без оплати, а сума рахується за фактичними хвилинами в момент виходу. Так зручніше там, де гість не знає заздалегідь, скільки пробуде: прийшов із дитиною «на півгодинки» і залишився на дві години.

У RentOS обидва варіанти живуть у режимі «Перебування»: співробітник запускає відвідування, бачить живий лічильник і завершує його на виході. Як це налаштовується — у документації: тарифи «За вхід» і «За фактом». Механіку детально розібрано в статті «Облік за часом».

Співробітники — друга стаття витрат після оренди

У батутному центрі зміни довгі, персоналу більше, ніж у прокаті машинок, і зарплата займає помітну частку виручки. Якщо зміни рахуються в листуванні, а аванси — у нотатках телефона, до кінця місяця ніхто не пам'ятає, хто скільки відпрацював і скільки вже отримав.

Розумний мінімум: у співробітника є ставка, відмітка приходу і виходу, аванси та премії, і все це складається в табель із залишком «до виплати». Тоді зарплата рахується сама, а не відновлюється з пам'яті. Подробиці — у матеріалі «Зміни, ставки, аванси».

Звірка каси наприкінці дня

Підсумок дня в батутному центрі складається з трьох потоків: час, товари на стійці (шкарпетки, вода, кава) й абонементи, якщо вони є. Сходитися має все разом, але перевірятися — окремо, інакше незрозуміло, де саме виникла нестача.

У RentOS час рахується по зонах, товари ведуть власну касу, а розбіжність показується окремим рядком. Власник бачить цифру того ж вечора, де б він не був. Як розносяться гроші — у статті «Один журнал на все».

Чек-лист для центру на дві-три зони

1. Час стартує і зупиняється в застосунку, а не в голові співробітника.
2. Видно, хто зараз усередині і в кого час добігає кінця.
3. Є обидва тарифи — за вхід і за фактом хвилин.
4. Товари зі стійки рахуються окремою касою.
5. Зміни й аванси співробітників ведуться там же, де виручка.
6. Власник отримує підсумок дня, не приїжджаючи на майданчик.

Часті запитання

Чи потрібні браслети? Не обов'язково. Браслет зручний на потоці, але завдання — не переплутати гостей — вирішується й номером відвідування. Почати можна без них і докупити, коли потік зросте.

Що якщо гість пішов, а час не зупинили? Відвідування залишиться відкритим, і зона не дасть закрити день, доки його не завершать. Це і є страховка від «забув».

Чи можна вести батут та інші формати в одному місці? Так, якщо програма рахує зони окремо. У RentOS батут може працювати за часом, а сусідній майданчик із машинками — за лічильниками; виручка зводиться спільна.

Подивитися, з чого складається система і скільки коштує, можна на сторінках можливостей и цін.

Абонементи і постійні гості

Батутний центр живе на повторних візитах: та сама дитина ходить щотижня, часто з тими самими батьками. Абонемент тут працює краще за знижку — гроші вносяться заздалегідь, а списуються за відвідування.

Технічно це баланс, прив'язаний до телефона клієнта: поповнили на суму, далі кожен візит зменшує її. Власник отримує передоплату і зрозумілу повторну виручку, клієнт — відчуття, що «вже оплачено», і приходить частіше. Як це влаштовано, розібрано в статті «Клієнти з балансом».

Три запитання постачальнику програми

1. Що відбувається, якщо співробітник забув завершити відвідування? Правильна відповідь — система не дасть закрити день і покаже, хто саме залишився відкритим.
2. Як рахується розбіжність? Має бути окрема цифра «розрахунок мінус каса», а не просто сума продажів за день.
3. Що видно власнику, коли він не на майданчику? Якщо відповідь «зайдіть у кабінет і вивантажте звіт» — увечері цим ніхто користуватися не стане.

Четверте запитання варто поставити собі, а не постачальнику: скільки зон ви плануєте через рік. Системи, розраховані на один зал, погано переживають другий майданчик, і переїжджати доведеться разом з історією.