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Come creare un evento e gestire le prenotazioni

3 min. di lettura

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Un evento è una festa, un quest o un laboratorio con data, posti e tariffe: per esempio Halloween il 31 ottobre alle 17:00 per 20 bambini. Le persone si prenotano in anticipo e pagano quando arrivano. Gli eventi vivono dentro una zona in modalità "Biglietti" (), quindi il loro denaro finisce nella stessa cassa e nella stessa chiusura di giornata.

Il calendario si apre nel menu "Altro" → "Eventi". Contiene tutti gli eventi dell'azienda per giorno, a partire da oggi: per ognuno si vedono l'ora, la zona, quanti posti sono occupati e quante prenotazioni non sono ancora pagate.

Come creare un evento #

  1. Apri "Altro" → "Eventi" e tocca "Aggiungi".
  2. Scegli la zona e l'asset, se sono più di uno. L'asset serve per i report e per il lucchetto degli asset del dipendente, per esempio "Quest" o "Feste". Una zona senza asset non compare in questo elenco.
  3. Inserisci titolo, data e ora. Sul telefono si apriranno il solito calendario e l'orologio.
  4. Indica quanti posti. Se non c'è limite, lascia il campo vuoto.
  5. Aggiungi le tariffe dell'evento, per esempio "Bambino" e "Adulto". Per la tariffa che non occupa un posto (di solito quella degli adulti) disattiva "Occupa un posto": così la capienza si conta solo in bambini. Le tariffe dell'asset non valgono per l'evento, ma il pulsante "Copia le tariffe dell'attività" le inserisce come base di partenza.
  6. Se vuoi, scrivi una nota per i dipendenti e salva.

Più date della stessa festa si creano comodamente con "···" → "Duplica": la copia si apre con la data vuota, basta sceglierne una nuova.

Come registrare una prenotazione #

Apri l'evento e tocca "Nuova prenotazione". Inserisci nome e telefono, come nel quaderno, e quanti posti a quali tariffe. Se la persona è già nell'archivio, tocca "Cliente" accanto al nome e selezionala: nome e telefono si compilano da soli e il pulsante si illumina. La prenotazione riceve un numero, per esempio "Prenotazione n. 7", che puoi comunicare alla persona. La prenotazione non riguarda il denaro: finché non è pagata, non entra né nell'incasso né in cassa.

L'icona dell'etichetta () sulla scheda della prenotazione apre la nota e il collegamento a un cliente del database, proprio come sul braccialetto in "Soggiorni". La nota serve per "Instagram" o "arrivano alle 18:00". Il cliente collegato, se ha attivato Telegram, riceve la conferma della prenotazione e un promemoria prima della festa.

Può incassare solo il dipendente al punto: il titolare non ha il pulsante "Paga". Se alla prenotazione è collegato un cliente, il pagamento dal saldo apre subito il suo portafoglio.

Chi si è iscritto #

La scheda dell'evento mostra tutti: le prenotazioni non pagate in alto, sotto gli ordini pagati. Sopra l'elenco c'è il riepilogo: quante prenotazioni non sono pagate, quante sono pagate e per quale importo, quante persone sono già arrivate. Puoi trovare una persona per nome, per le ultime cifre del telefono o per numero di prenotazione.

Come spostare un evento #

"···" → "Sposta": scegli la nuova data e ora. Prenotazioni e biglietti pagati si spostano insieme all'evento, il promemoria arriverà per la nuova data e i clienti collegati riceveranno un messaggio sullo spostamento.

Come annullare un evento #

"···" → "Annulla evento". Prima della conferma l'app mostra cosa succederà: quante prenotazioni andranno perse e quanto denaro bisogna restituire. I pagamenti dal saldo tornano sul saldo del cliente da soli. Contanti e bonifici restituiteli voi alle persone: in cassa risulteranno già come rimborso. I clienti collegati ricevono un messaggio di annullamento.

Cosa fare se… #

…i posti non bastano, ma qualcuno vuole venire? Puoi registrare anche oltre la capienza: il contatore dei posti diventa rosso e l'app chiede una volta "Sicuro?".

…nel menu manca la voce "Eventi"? Compare quando hai almeno una zona in modalità "Biglietti". Se non hai una zona dedicata alle feste, crea una zona "Feste" in modalità "Biglietti" e aggiungi un asset. Non serve dare tariffe all'asset: gli eventi hanno le loro.

…dove finiscono gli eventi passati? Il giorno dopo l'evento sparisce dal calendario insieme alle prenotazioni non pagate. Gli ordini pagati restano: nei report e in "Riepiloghi giornalieri" si vedono con nome e data della festa, per esempio "Halloween 31.10 · Bambino".

…hai cambiato una tariffa quando le persone erano già prenotate? Per chi è già iscritto, il prezzo resta quello del momento dell'iscrizione.